Psychologische Studierendenberatung Österreich

III. Wie kann ein gutes Zeitmanagement gelingen?

      
Mit den folgenden vier Schritten können Sie für sich selbst die Effizienz Ihres Zeitmanagements testen: 

 

 

 

1. Vorbereitung

Zu Beginn aller Überlegungen zu einem guten Zeitmanagement steht die Frage:

Wofür möchte ich meine Zeit eigentlich verwenden?
Was sind für mich die wichtigen und wesentlichen Dinge des Lebens?


Erst wenn diese Antworten klar sind, kann mit der eigentlichen Planung begonnen werden.

Die Unterscheidung unserer Aktivitäten nach zwei, für den Gebrauch unserer Zeit sehr bedeutsamen Faktoren kann hier sehr hilfreich sein:
  

Dringlichkeit: dringende Aufgaben

- müssen sofort erledigt werden
- sind meist termingebunden
- bedrängen uns
- wirken auf uns ein

Ein Problem entsteht, wenn die Dringlichkeit zum beherrschenden Thema in unserem Leben wird!

Wichtigkeit: wichtige Aufgaben

- tragen zu unserem Gesamtziel bei
- verleihen unserem Leben Sinn
- wirken nicht auf uns ein
- bedrängen uns nicht

Da wichtige Aufgaben nicht "dringend" sind,
müssen wir auf sie einwirken!

   

Der Unterschied zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit lässt sich auf übersichtliche Weise in einer Zeitmanagement-Matrix darstellen:
 

 

dringend

nicht dringend

wichtig

Quadrant I
Prüfungen
Termine einhalten
Krisen
Projekte
einem Freund in der
Krise helfen
etc.

Quadrant II
Vorbereitung
Planung
Vorbeugung
Werteklärung
echte Erholung
Zeit für Beziehungen,
Ordnung halten etc.

nicht wichtig

Quadrant III
Unterbrechungen
„wichtige“ Anrufe
„wichtige“ E-Mails
immer online sein
nicht nein sagen können
etc.

Quadrant IV

zeitverschwendende
Beschäftigungen
Fluchtaktivitäten
etc.

 

 

   
Eine Orientierung an der Wichtigkeit ist ein wesentlicher Schritt um Zeitsouveränität zu gewinnen:

 

Tipp!

Je mehr Zeit wir in Quadrant II für Planung, Vorbereitung, echte Erholung, etc. investieren, desto weniger müssen wir in Quadrant I Feuerwehr spielen!

Um herauszufinden, was für Sie die wichtigen bzw. dringenden Dinge des Lebens sind, sollten Sie sich noch folgende Fragen stellen:

 

Check!

  • Was ist meine persönliche Lebensphilosophie?
  • Was ist mir im Leben wichtig, was hat welchen Stellenwert, welche Werte leiten mein Handeln, welche Pläne und Ziele habe ich für mein Leben ausgewählt, welche persönlichen Stärken können mich dabei unterstützen, etc.?
  • Bildet meine persönliche Lebensphilosophie die Entscheidungsgrundlage im Hinblick auf wichtige bzw. unwichtige Tätigkeiten?
  • Welche verschiedenen Rollen habe ich in meinem Leben inne und welche Ziele möchte ich in den einzelnen Rollen erreichen?
  • Unsere Rollen entwickeln sich aus der persönlichen Lebensphilosophie und bilden die Entscheidungsgrundlage im Hinblick auf dringende bzw. nicht dringende Tätigkeiten. Ich bin z.B. Studentin, Freundin, Tochter, Praktikantin, etc. Je nach Lebenssituation haben einzelne Rollen Vorrang, z.B. hat in Prüfungszeiten meist die Rolle der Studentin Vorrang. Für ein zufriedenes und ausgeglichenes Leben ist es aber notwendig, nicht nur Zeit für eine Rolle und das dazugehörige Ziel (z.B. Rolle: Studentin, Ziel: Studienabschluss) aufzuwenden, sondern alle Rollen und die dazugehörigen Ziele zu berücksichtigen und einzuplanen. „Was ist das wichtigste, was ich diese/jede Woche tun könnte, um die größte positive Wirkung zu erzielen?“
  • Eine besondere Bedeutung hat die Rolle „Schärfen der Säge“. Oft vertiefen wir uns so sehr ins „Sägen“ und vergessen dabei, die „Säge zu schärfen“!
  • Was bedeutet für mich „Schärfen der Säge“, welche Tätigkeiten stellen für mich einen guten Ausgleich zum Lernen dar (z.B. sportliche Aktivitäten, Musik, Entspannungsverfahren, etc.)? Versuchen sie dabei alle vier menschlichen Grundbedürfnisse (körperliche, soziale, mentale und spirituelle) zu berücksichtigen.
  • Was sind Dinge, die mir Kraft und Energie bringen?


Nachdem sie nun all diese Überlegungen angestellt haben und wissen, wofür sie in Zukunft ihre Zeit verwenden möchten, ist der nächste unerlässliche Schritt eine Bestandsaufnahme.

 

 

2. Bestandsaufnahme

Die Bestandsaufnahme stellt eine solide Grundlage des Zeitmanagements dar und soll über folgende Fragen Auskunft geben:

 

Check! 

  • Wofür und in welchem Umfang verwende ich aktuell meine Zeit?

          (Ist-Analyse auf Grundlage der Zeitmanagement-Matrix)

  • Wofür und in welchem Umfang möchte ich zukünftig meine Zeit verwenden?

          (Soll-Analyse auf Basis der Zeitmanagement-Matrix)

  • Für welche Tätigkeit benötige ich wie viel Zeit?

 

Stress und Unbehagen entstehen oft, weil wir bei der Zeitplanung die so genannte Eigenzeit von Tätigkeiten und Vorgängen nicht berücksichtigen. Alle Tätigkeiten und Prozesse haben ein individuelles Tempo, das als Rahmenbedingung des Zeitmanagements mitberücksichtigt werden muss. Tun wir das nicht, setzen wir uns durch einen unrealistischen Zeitplan nur noch mehr unter Druck.

Beispiel: Wenn wir nicht berücksichtigen bzw. noch nicht wissen, dass eine Literaturrecherche zeitintensiv ist, oft von äußeren Bedingungen abhängt und sich daher leicht verzögern kann und wir deshalb in unserem Zeitplan bezüglich Referatsvorbereitung nur einen halben Tag dafür einplanen, so kann dies sehr viel Stress verursachen. Eine gute Möglichkeit, die Eigenzeit von Tätigkeiten (z.B. Literaturrecherche, Prüfungsvorbereitung, Fahrtzeiten, sportliche Aktivitäten etc.) herauszufinden, ist die Anlegung eines Zeitprotokolls, das Sie über einen längeren Zeitraum führen sollten.

 

  • Wie sieht meine persönliche Leistungskurve aus?

    Jeder Mensch unterliegt einem bestimmten biologischen Rhythmus und erreicht seine ideale Leistungsfähigkeit zu ganz bestimmten Zeitpunkten. So können manche StudentInnen besser am Vormittag, andere besser in der Nacht lernen. Es ist sinnvoll, die eigenen Leistungsspitzen bezüglich der einzelnen Tätigkeiten zu identifizieren und wenn möglich im Zeitplan zu berücksichtigen.

 

 

3. Konkrete Planung

Nachdem Sie nun die Vorbereitung und Bestandsaufnahme abgeschlossen haben, können Sie mit der konkreten Zeitplanung beginnen. Hierbei sollten Sie folgende Punkte beachten:

 

Tipp!

  • Die Woche als idealer Zeitraum für Zeitplanungen.
    Bei Tagesplänen lassen einem rasch den Überblick verlieren und hetzt von einer dringenden Aufgabe zur nächsten. Semesterpläne sind meist zu unkonkret. Die Perspektive der Woche verbindet das Dringliche mit dem Wichtigen.
  • Planen Sie schriftlich!
    Zeitpläne, die man nur im Kopf hat, verlieren an Überblick und werden leicht umgeworfen. Schriftliche Zeitpläne bedeuten Arbeitsentlastung für unser Gedächtnis und haben den psychologischen Effekt einer Selbstmotivation. Vor allem im Hinblick auf die Bewertung (im Sinne der Zeitmanagement-Matrix) stellt der schriftliche Plan eine wichtige Grundlage dar.
  • Lassen Sie in ihrem Wochenplan Spielraum für Flexibilität!
    Eine Grundregel des Zeitmanagements besagt, dass man maximal 60% der Zeit verplanen soll. So bleibt noch Zeit für spontane Aktionen und günstige Zufälle und Sie geraten bei unerwarteten Störungen (z.B. „Computerabsturz“) nicht sofort aus Ihrem Konzept.

    Beginnen Sie Ihre Zeitplanung mit der Überlegung, welche Ziele in welcher Rolle für Sie zur Zeit wichtig sind!

    Viele Studierende tun zu viel auf einmal. Das was sie tun, tun sie jedoch nicht lange und intensiv genug um zufriedenstellende Ergebnisse zu erzielen.
  • Weniger ist mehr!
    Planen Sie nicht nur Studienangelegenheiten sondern auch ausreichend Freizeit- und Erholungsaktivitäten!

  • Planen Sie öfter und rechtzeitig in ihrem Tagesablauf Pausen ein!
    Vor allem bei Übergängen von einem Aufgabengebiet zum nächsten sollten Sie pausieren. Nur wenn man sich von einer Sache verabschiedet hat, kann man sich auf etwas Neues einlassen.


Zeitmanagement darf möglichst locker und unkompliziert gestaltet werden und nicht noch mehr Stress und Druck erzeugen. Versuchen Sie es deshalb zunächst nur in jenen Bereichen umzusetzen, in denen es Ihnen hilfreich und unterstützend erscheint.

Wenn Sie einmal die Überlegungen zur Vorbereitung und Bestandsaufnahme als Grundlage erarbeitet haben, dann reichen schon 30 Minuten pro Woche zur konkreten Planung (z.B. ist der Sonntag abend ein bewährter Zeitpunkt dafür), um sich einen Überblick über die kommende Woche zu verschaffen und die Prioritäten in der jeweiligen Rolle zeitlich zu ordnen.

 

Tipp!

Gönnen Sie sich die Erfahrung, dass Sie schon durch 30 Minuten Zeitplanung pro Woche Zeitsouveränität gewinnen!

 

 

4. Bewertung

Der Wert einer Woche hängt nicht nur davon ab, was wir in ihrem Verlauf tun; er liegt auch in dem was wir aus ihr lernen. Die Bewertung der Zeitplanung der vergangenen Woche ist deshalb der letzte und zugleich erste Schritt im Zeitmanagement.

Check!

Folgende Fragen können sie dabei unterstützen:

  • Welche Ziele habe ich erreicht?
  • Was hat mich befähigt, diese Ziele zu erreichen?
  • Welchen Problemen bin ich begegnet?
  • Wie habe ich sie gelöst?
  • Habe ich mit dem Erreichen dieser Ziele meine Zeit bestmöglich genutzt?
  • Welche Ziele habe ich nicht erreicht?
  • Was hat mich davon abgehalten, diese Ziele zu erreichen?
  • Welche unerreichten Ziele soll ich in die nächste Woche mitnehmen?
  • Habe ich mir ausreichend Pausen und Freizeit eingeplant?
  • Was kann ich aus der vergangenen Woche lernen?